Comment atténuer de manière proactive les commandes à risque

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Comme l’indique la loi de Murphy, «Tout ce qui peut mal tourner, ira mal.» Cet adage est certainement vrai lorsqu'il s'agit de gérer le processus de commande au jour le jour. Les commandes manquantes, les commandes en souffrance et les expéditions en retard ne sont que quelques-uns des problèmes courants de la chaîne d'approvisionnement qui peuvent causer des problèmes avec les clients.

En fait, jusqu'à 50% des commandes entre acheteurs et vendeurs sont incomplètes, tardives ou problématiques. Mais passer au crible des centaines de commandes pour trouver des problèmes potentiels n'est pas une solution pratique.

C’est pourquoi de nombreux détaillants et distributeurs comptent de plus en plus sur les rapports d’exception comme élément clé de leurs programmes de gestion des performances des fournisseurs et comme moyen de améliorer la collaboration dans la chaîne d'approvisionnement.

Vous recherchez une plus grande visibilité sur les commandes à risque? Téléchargez notre guide de gestion des performances des fournisseurs pour apprendre à mieux gérer les performances des fournisseurs.

Comment le rapport d'exception fonctionne-t-il dans la chaîne d'approvisionnement?

Les rapports d'exception identifient les cas dans lesquels les performances s'écartent considérablement des attentes. Ce concept s'applique à de nombreux domaines, y compris la manière dont vous travaillez avec les fournisseurs. Vous pouvez utiliser le rapport d'exception au sein d'un cycle de commande pour vous concentrer sur les commandes les plus à risque.

Par exemple, le rapport d'exception peut identifier si une commande n'a pas été reçue, confirmée, modifiée ou risque de manquer la date d'expédition prévue. Vous pouvez alors travailler avec ce fournisseur pour résoudre le problème. Ou vous pouvez trouver un fournisseur alternatif qui peut répondre à vos attentes. Ce faisant, vous pouvez empêcher tout problème d'affecter vos clients.

Huit questions permettant d'identifier les commandes à risque

Voici quelques questions fréquemment posées par les organisations d'achat lors de l'exécution de tâches quotidiennes. Les rapports d'exception peuvent vous aider à répondre rapidement et facilement à ces questions.

1.Quel est le stock disponible du fournisseur?

Si un fournisseur a moins de stock disponible que ce dont vous avez besoin, cela peut indiquer que vous devez trouver un fournisseur secondaire.

2. Le fournisseur a-t-il reçu la commande?

Si le fournisseur n'a pas retourné un acquittement fonctionnel dans le délai souhaité, cela peut être un indicateur pour contacter le fournisseur pour voir si la commande a été reçue ou si elle est manquante.

3. Quelles commandes n'ont pas été confirmées par le fournisseur?

Les fournisseurs envoient accusés de réception de bons de commande électroniques indiquant s'ils acceptent, rejettent ou doivent modifier la commande. Sans un accusé de réception électronique, vous n’avez pas l’assurance de l’intention du fournisseur de traiter cette commande.

4. Quelles commandes risquent de ne pas respecter une date d'expédition?

Lorsqu'un fournisseur n'envoie pas de préavis de navire dans la fenêtre d'expédition demandée, la commande pourrait être en danger.

5. Quelles commandes risquent de ne pas respecter une date d'annulation?

La date d'annulation sur le bon de commande est une date limite à laquelle les commandes en cours seront annulées si elles ne sont pas exécutées ou expédiées. Les rapports d'exception peuvent vous informer des commandes qui pourraient ne pas arriver avant leur date d'annulation.

6. Quel est le statut d'une commande client?

Suivez l'état des commandes des clients à l'aide des données de l'avis d'expédition préalable.

7. Quelles commandes ont dépassé leur date d'expédition?

Visualisez facilement toutes les commandes risquant de manquer la date d'expédition et celles qui sont au-delà de la date d'expédition.

8. Quelles factures présentent des écarts entre ce que vous avez commandé et ce que le fournisseur a expédié?

Créez une correspondance à trois entre ce que vous avez commandé, ce que vos fournisseurs ont expédié et facturé. Cela supprime le travail manuel du rapprochement des factures.

Automatisez les rapports d'exceptions avec SPS Commerce

Heureusement, il existe des moyens automatisés pour déterminer si les commandes sont à risque.

En travaillant avec SPS Commerce, vous pouvez obtenir des informations sur l'état des commandes qui permettent d'identifier les problèmes avant qu'ils n'affectent vos clients. Améliorer la responsabilité des fournisseurs et accédez à des métriques clés telles que:

    • Exactitude des commandes, telles que des quantités ou des produits erronés
    • Accusés de réception de commande, y compris si des commandes sont manquantes
    • Annulations de commande
    • Changements de commande
    • Délai de livraison, comme les envois en retard, en avance ou manqués
    • Envois courts ou excédents
    • Taux de remplissage

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