Comment les accusés de réception de bons de commande peuvent transformer votre chaîne d'approvisionnement

0
82

Avec la croissance du commerce électronique et des achats omnicanaux, l'exécution des commandes est devenue de plus en plus complexe. Cela rend la communication entre acheteurs et vendeurs plus importante que jamais, en particulier lorsqu'il s'agit d'échanger des informations sur l'état des commandes. C'est là qu'intervient l'accusé de réception de la commande. Bien que les accusés de réception de commande soient parfois négligés, ils sont devenus l'un des EDI les plus cruciaux documents pour acheteurs et vendeurs.

Qu'est-ce qu'un accusé de réception de bon de commande (POA)?

Également appelé document EDI 855, le POA a plusieurs fonctions, notamment:

  • Accuse réception d'un bon de commande
  • Communique l'intention du fournisseur de traiter la commande
  • Signale toute erreur sur la commande (y compris les prix et les numéros de pièce corrects)
  • Indique des problèmes liés à l'exécution de la commande, tels que des quantités insuffisantes ou des articles en rupture de stock et peut demander des modifications ou rejeter complètement la commande
  • Fournit aux détaillants des informations sur l'état de la livraison à partager avec les clients finaux pour les expéditions directes aux consommateurs

Vous voulez en savoir plus sur l'obtention des données dont vous avez besoin auprès des fournisseurs pour gérer efficacement les commandes? Obtenez notre gratuit playbook de gestion des commandes.

En termes simples, les accusés de réception de commande indiquent à un acheteur la quantité de produit qu'il peut attendre d'un vendeur.

Si toutes les parties utilisent des systèmes EDI automatisés et intégrés, cet échange d'informations peut se faire automatiquement – sans télécopie, courrier électronique ou saisie manuelle des commandes dans le système.

Que se passe-t-il sans accusé de réception automatisé des bons de commande?

Supposons qu’un détaillant commande 5 000 unités d’un produit particulier, mais que le fournisseur n’en ait que 2 500. Le fournisseur expédie les 2 500 unités, cependant, il ne dit pas au détaillant à l'avance qu'il n'envoie que la moitié de ce qu'il a commandé. Le détaillant le découvre à la dernière minute, quand il arrive, et maintenant il n'a pas l'inventaire dont il a besoin au bon moment.

Cela pose des problèmes avec la satisfaction des clients, la gestion des stocks et, plus tard, le rapprochement des factures avec ce qui a été commandé.

Les accusés de réception de commande permettent une gestion proactive des commandes

En utilisant le même exemple, supposons qu'un détaillant commande 5 000 unités, mais cette fois, il a mis en place des accusés de réception de commande automatisés. Le fournisseur informe le détaillant qu'il n'a que 2 500 unités et qu'il les expédie pour arriver mercredi.

Maintenant, le détaillant sait qu'il reçoit 2 500 unités. Ils peuvent trouver de manière proactive un autre fournisseur pour les 2 500 unités supplémentaires plutôt que de se démener pour répondre à la quantité nécessaire après que la commande courte arrive sur leur quai de réception. Tout l’inventaire requis apparaît comme prévu, les attentes des clients sont satisfaites et il est facile de rapprocher la facture à son arrivée.

Avec les accusés de réception automatisés des bons de commande, toutes les informations relatives à une commande sont contenues dans un seul emplacement. Les détaillants peuvent être avertis chaque fois qu'ils reçoivent un POA d'un fournisseur, ou s'ils ne le reçoivent pas dans un certain laps de temps après l'envoi d'une commande.

Les accusés de réception de commande automatisés réduisent les problèmes chronophages et coûteux, tels que la commande et la conservation de plus de stocks que nécessaire. De plus, ils éliminent le besoin d'embaucher du personnel supplémentaire pour gérer manuellement l'état des commandes avec les fournisseurs.

Obtenir des données de commande plus rapides et plus complètes auprès des fournisseurs, y compris accusés de réception des bons de commande – peut avoir un impact de plusieurs millions de dollars pour de nombreuses organisations d'achat. Parlez à un spécialiste SPS Commerce ou téléchargez notre playbook gratuit pour en savoir plus sur la manière dont SPS peut vous aider à gérer les commandes de manière proactive.

Connectez-vous à vos partenaires et rationalisez votre chaîne d'approvisionnement.

Automatisez votre processus via le plus grand réseau du secteur de la vente au détail avec EDI.

Contactez SPS