Optimiser les processus d'achat ouvert avec accusé de réception de commande

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Une fois qu'un acheteur passe une commande auprès d'un fournisseur, il est souvent laissé dans l'ignorance si et quand la commande arrivera ou ce qui arrivera à la livraison. L'absence de confirmation et / ou d'accusé de réception de commande laisse les acheteurs poser des questions telles que: Le vendeur peut-il expédier les quantités dont j'ai besoin? La commande arrivera-t-elle à temps? Y a-t-il des articles en rupture de stock? Dois-je augmenter ma commande si le réapprovisionnement prend plus de temps? Dois-je passer une autre commande pour réserver de futures quantités? Cela peut également être frustrant car les acheteurs ont des dollars limités à l'achat et veulent les maximiser. Des retards inconnus ou des annulations de commandes ne bloquent que les fonds susceptibles de générer davantage de ventes par catégorie.

Les organisations acheteuses sans informations de statut de commande de confiance sont désavantagées. Il est possible de résoudre ce problème grâce aux accusés de réception de commandes et à l'automatisation des commandes d'achat qui permettent aux organisations d'achat de:

  • Savoir quelles commandes peuvent être exécutées et si elles seront à l'heure
  • Réaffecter des dollars ouverts à l'achat à partir de commandes non confirmées
  • Réallouer les quantités en magasin
  • Avoir une visibilité avancée des substitutions de produits
  • Avoir une visibilité sur les écarts de prix
  • Réduction ou réaffectation des dépenses de personnel
  • Réduisez les stocks excédentaires sans encourir de ruptures de stock

Connaître l'état de chaque commande

Les problèmes commencent par le manque de connaissance des commandes. Cependant, ces problèmes peuvent être évités lorsque les fournisseurs répondent à une commande avec un accusé de réception de commande. L'organisation d'achat sait alors que le fournisseur a reçu la commande et si le fournisseur aura des problèmes pour l'exécuter, bien avant que le fournisseur n'expédie la commande. Traiter ce problème unique avec de meilleures données a des impacts positifs dans toute l'organisation d'achat.

Libérez les budgets ouverts à l'achat inutilisés

Sans accusé de réception de commande, les acheteurs recourent souvent à appeler et à envoyer des courriers électroniques aux fournisseurs pour obtenir des informations et des mises à jour sur les commandes. Sinon, ils devinent combien il reste de leur budget ouvert à l'achat. Dans un cas, un détaillant de chaussures de premier plan a automatisé ce processus et a découvert qu'il disposait de 10 millions de dollars par an de budgets ouverts à l'achat inutilisés en raison de commandes non reconnues.

Réallouer les quantités en magasin

Pour de nombreuses organisations d'achat, elles comptent sur les quantités de livraison prévues pour déterminer la combinaison des quantités qu'elles prévoient d'expédier aux magasins une fois que l'expédition arrive à l'entrepôt / centre de distribution. Avoir des quantités commandées avant l'expédition ou l'arrivée de l'ASN permettra une réallocation en temps opportun mais garantira également que les quantités correctes seront disponibles pour le magasin

Avoir une visibilité avancée des substitutions de produits

Pour les acheteurs qui autorisent le remplacement de produits, une visibilité préalable de ce que seront les substitutions permettra un préavis et un transfert plus rapide des produits.

Avoir une visibilité sur les écarts de prix

S'assurer que les marges sont maintenues par produit et que les prix des clients sont raisonnables sur le marché sont des KPI clés pour les acheteurs. La réconciliation opportune du coût des produits avec leurs partenaires commerciaux garantira que les produits se vendront et que les bénéfices seront détenus.

Réduction ou réaffectation des dépenses de personnel

De nombreuses organisations d'achat emploient du personnel pour contacter les partenaires commerciaux et gérer les mises à jour des commandes. Ce processus est coûteux, long et sujet aux erreurs. Et, il ne s'adaptera pas facilement à votre entreprise. L'automatisation des bons de commande diminue considérablement ce besoin en fournissant ces mêmes données par voie électronique, tout en réduisant les coûts.

Couper le stock de sécurité

Commander et détenir des stocks excédentaires ou des stocks de sécurité est courant dans le commerce de détail pour éviter les ruptures de stock. Mais, transporter des stocks coûte cher. Grâce aux mises à jour électroniques de l'état des commandes, les organisations acheteuses savent quels articles elles recevront et quand. Cette nouvelle confiance dans le respect des commandes permet à ces entreprises de réduire les stocks de sécurité sans risque de rupture de stock.

Un excédent de stock est le résultat le plus coûteux de données de confirmation de commande médiocres. Et les économies réalisées grâce à la réduction des niveaux de stock sont substantielles. Par exemple, un détaillant en plein air d'un milliard de dollars a dû faire face à de faibles taux de remplissage et à des expéditions tardives de partenaires commerciaux. Ils ont surcompensé en commandant plus d'inventaire que nécessaire pour éviter les étagères vides. Avec l'automatisation des bons de commande, ils ont vu le potentiel de réduire les stocks de plus de 50 millions de dollars par an.

Êtes-vous prêt à optimiser vos dollars ouverts à l'achat et à trouver de nouvelles économies grâce à de meilleures données sur vos commandes? Pour en savoir plus sur ces processus améliorés, consultez notre nouveau guide de gestion des commandes ou contactez-nous dès aujourd'hui pour une consultation personnalisée avec nos experts de la vente au détail.