Réconciliation des factures: des maux de tête à la simplicité avec EDI

0
45

Le rapprochement des commandes, des expéditions et des factures prend un temps et des ressources précieux. Quand quelque chose ne va pas, un détaillant peut finir par rater des remises importantes ou même payer pour des produits qu'il n'a jamais reçus. Détaillants, y compris Independent Timber Merchants Co-Operative Limited (ITM) en Nouvelle-Zélande, automatisent le processus de rapprochement des bons de commande et des factures pour:

  • Gagner du temps
  • Réduisez les erreurs
  • Gérer par exception
  • Échelle pour prendre en charge des milliers de factures
  • Focus sur d'autres opérations

Le parcours d'un détaillant vers le rapprochement des factures EDI

ITM est un détaillant de matériel NZD de 1 milliard de dollars qui connaît une croissance rapide. Ils devaient automatiser leurs processus manuels pour évoluer vers l'avenir. Le bureau d’assistance du détaillant est une entité partagée qui prend en charge plus de 90 magasins en Nouvelle-Zélande. L'un des services qu'ils fournissent est la facturation centralisée. Ils sont en charge du traitement de toutes les factures pour toutes les commandes du magasin.

Dans une étude de cas récente, le directeur général des opérations d'ITM, Seith Harrison partage son histoire. Chaque magasin ITM est indépendant et commande directement auprès des fournisseurs, mais les factures sont acheminées via ITM. Les fournisseurs de facturation centralisée du détaillant de la coopérative se voient garantir le paiement par la coopérative.

Téléchargez l'étude de cas (Téléchargement gratuit)

Dites adieu aux formats de factures multiples

Les fournisseurs d’ITM fournissaient des factures dans plusieurs formats à la facturation centrale, nécessitant souvent une saisie manuelle des données dans leurs systèmes.

«Nous ne pouvons tout simplement pas continuer à fonctionner avec un processus manuel», a poursuivi Harrison. «Les inexactitudes et les inefficacités entraveront notre croissance. Désormais, lorsque nous recevons une facture contenant des erreurs, par exemple lorsque le prix et les unités de mesure ne correspondent pas, elle est signalée dans le système. Cette facture est retournée au fournisseur pour résolution. Avant l'automatisation, nous aurions corrigé manuellement la facture. Aujourd'hui, tout comme les autres détaillants, nous n'avons tout simplement pas le temps et nous demanderons à nos fournisseurs de se mobiliser. »

Automatisez le processus de facturation EDI

Avec SPS Commerce Fulfillment pour NetSuite, le processus de facturation EDI est entièrement automatisé et prêt à évoluer pour gérer des centaines de milliers de factures, si nécessaire, pour prendre en charge ITM.

La gestion des tâches EDI en cours peut être complexe et longue. Les fournisseurs EDI à service complet comme SPS fournissent la technologie EDI et les ressources de personnel associées chargées de personnaliser, d'optimiser et d'exploiter votre solution NetSuite EDI. SPS dispose d'une équipe complète de mise en œuvre et de support d'experts NetSuite EDI prêts à vous aider chaque fois qu'ITM en a besoin. Ils s'appuient sur l'équipe australienne locale et sur les équipes SPS mondiales plus larges pour fournir la technologie et l'expertise système nécessaires au bon déroulement des processus de facturation EDI.

«Notre voie de croissance pour devenir un détaillant de plusieurs milliards de dollars nécessitait une automatisation», a déclaré Harrison. «La facturation automatisée remplacerait tous les processus manuels afin que nos équipes puissent se concentrer sur d'autres opérations, et nous pourrions gérer des volumes croissants de factures. Nous devions évoluer et créer une base construite pour notre avenir. »

ITM a mandaté ses fournisseurs à facturation centrale pour qu'ils soient conformes EDI d'ici novembre 2020.

Prêt à abandonner votre processus de facturation manuel? Contactez SPS dès aujourd'hui pour une démonstration gratuite et sans tracas.