Une meilleure gestion des stocks commence par de meilleures données des fournisseurs

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La nouvelle année étant bien entamée, de nombreux détaillants et distributeurs réfléchissent à ce qui s'est bien passé pour eux en 2019 et à ce qu'ils souhaitent améliorer en 2020 et au-delà. Pratiquement toutes les organisations d’acheteurs avec qui je parle ont un point commun: elles ne disposent pas des données dont elles ont besoin de la part des fournisseurs pour une gestion efficace des stocks de leurs commandes.

Le manque d'informations entraîne une multitude de problèmes qui coûtent du temps et de l'argent aux détaillants, tels que la commande de stocks de sécurité excédentaires et l'embauche de personnel inutile. Cependant, malgré tous ces problèmes, la plupart des organisations ne réalisent même pas qu’elles ont un problème de gestion des stocks ou qu’il existe un moyen de le résoudre.

Économies, visibilité des stocks et plus

Par exemple, j'ai récemment travaillé avec un distributeur de plus de 10 milliards de dollars avec le potentiel d'économiser 30 millions de dollars par an en obtenant des données d'un plus grand nombre de leurs fournisseurs ainsi qu'en échangeant des données plus complètes avec des fournisseurs qui partagent déjà des informations. En plus de réduire les coûts fixes, de meilleures données sur les fournisseurs pourraient entraîner d'importantes économies en dollars dans la gestion des stocks, la gestion des entrepôts et d'autres domaines de l'entreprise.

Pourtant, lors de nos premières discussions, l'équipe de la chaîne d'approvisionnement du distributeur a estimé que tout se déroulait bien. Ils ne savaient pas que travailler avec les fournisseurs pour envoyer des informations critiques sur la chaîne d'approvisionnement, telles que les accusés de réception de commandes, les avis d'expédition à l'avance et les transactions EDI d'entrepôt, pouvait leur être bénéfique.

Voici quelques-uns des défis auxquels ils ont été confrontés et comment de meilleures données fournisseurs pourraient aider.

Des données d'expédition limitées créent des défis dans l'entrepôt

Ce distributeur n’avait pas une idée précise des marchandises qui entraient dans leurs centres de distribution ni à quel moment. En plus de ne pas savoir ce qui serait inclus dans un envoi, ils ne savaient pas non plus quand un article ne serait pas expédié à temps ou serait en rupture de stock.

L’utilisation par les fournisseurs des avis d’expédition (ASN) n’était pas cohérente. Bien que l'ASN corresponde généralement à la réception physique, les livraisons représentaient souvent des commandes partielles, qui signalaient presque chaque expédition comme incomplète et nécessitaient un audit plus poussé. La réalisation d'audits fréquents et la décomposition des boîtes prenaient beaucoup de temps, ralentissant le processus de préparation des marchandises à la vente.

Des données plus cohérentes des fournisseurs, telles que les ASN et les transactions EDI d'entrepôt, auraient des avantages importants tels que:

  • Planification plus efficace des livraisons des fournisseurs dans l'entrepôt
  • Besoin réduit d'audits
  • Planification plus proactive et commandes accélérées pour répondre à la demande lorsque les livraisons sont en retard ou incomplètes

Une mauvaise visibilité des commandes entraîne des problèmes pour l'équipe de gestion des stocks

Les changements de commande sont communs à tous les détaillants et distributeurs, et ce distributeur ne fait pas exception. Chaque fois qu'il y avait un changement à une commande, l'équipe faxait, appelait ou envoyait un courriel aux fournisseurs. Cela nécessitait un personnel de 25 personnes, passant 2 heures par jour à gérer les changements.

Obliger les fournisseurs à accuser réception des commandes et des modifications par voie électronique permettrait à ce distributeur de:

  • Gérez vos commandes de manière plus proactive
  • Améliorez la visibilité des stocks et réduisez le stock de sécurité
  • Utilisez plus efficacement les dollars ouverts à l'achat

Les comptes fournisseurs reposent sur un processus manuel de mise en conformité de facture

Une partie importante des factures de ce distributeur a été saisie manuellement, ce qui nécessite deux employés à temps plein pour gérer le processus. De plus, tous les crédits ont été gérés manuellement.

Étant donné que les fournisseurs ont reçu des factures électroniques mais n'ont pas envoyé d'autres types de données par voie électronique, tels que des accusés de réception de bons de commande, il était impossible de rapprocher automatiquement les commandes, les expéditions et les paiements par le biais d'une correspondance à trois.

En automatisant cet échange de données, l'organisation pourrait:

  • Réduisez les coûts de traitement des factures et le personnel nécessaire pour le rapprochement
  • Réduisez les erreurs de saisie de données
  • Traitez les factures plus rapidement pour profiter des remises de paiement

De petits changements avec les fournisseurs entraînent de grandes économies

Comme nous l'avons vu dans d'autres articles de ce blog, le partenariat avec les fournisseurs pour automatiser le cycle de commande peut sauver les entreprises 120 $ – 150 $ par commande.

Pour ce distributeur, une chaîne d'approvisionnement entièrement optimisée a le potentiel d'améliorer ses bénéfices d'exploitation de 5%: un total de 30 millions de dollars par an. Mais les avantages d'obtenir des données sur les fournisseurs plus cohérentes, précises et opportunes vont bien au-delà des économies substantielles.

Si vous souhaitez savoir comment l'amélioration des données sur les fournisseurs peut aider votre organisation, en particulier en ce qui concerne la gestion des stocks, visitez notre site Web ou cliquez ici pour parler à l'un de nos experts de la chaîne d'approvisionnement de vente au détail.

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